Die Vielzahl der im Internet verfügbaren Online Dienste, die die Zusammenarbeit unterstützen, stellt viele Entscheider vor die Fragestellung, welches dieser Werkzeuge denn für welches Szenario eingesetzt werden sollte. Die TCI bietet, unterstützt durch ein Entscheidungstool, hier Hilfestellung bei der Auswahl anschließend bei der Umsetzung. Der folgende Beitrag skizziert die Ausgangslage, in der sich viele Unternehmen auch heute befinden, welchen Herausforderungen sie sich gegenübersehen und nach welchen Dimensionen bei den Anforderungen von Online Collaboration Tools unterschieden werden kann. Den Abschluss bildet ein Beispielszenario, wie die Auswahl anhand des erprobten Tools der TCI zur Bedarfsanalyse aussehen kann.

Wo die Unternehmen hinsichtlich Online Collaboration Tools stehen

In Unternehmen ist die Kommunikation per E-Mail nach wie vor das Mittel der Wahl. Es gibt aber in der Zwischenzeit Anwendungen und Online Services, die es erlauben, die Kommunikation im Team, mit Kunden oder im Rahmen eines gesamten Unternehmens viel effektiver zu gestalten. Dabei gilt es zu beachten, dass diese Anwendungen teils spezifisch sind, wie zum Beispiel

• Dropbox
• Google Drive
• OneDrive for Business.

Diese sind primär für die Speicherung persönlicher Dokumente ausgelegt. Dabei unterstützen sie einen der wichtigsten Bedarfe im Unternehmen: Sicherer Austausch von Dokumenten im Unternehmen und über die Unternehmensgrenzen hinweg. Sie weisen aber zusätzlich reichhaltige Merkmale auf, wie etwa das „Teilen“ eines Dokumentes mit anderen Nutzern oder das Bearbeiten von Dokumenten im Browser mit beispielsweise Office Online.

Es stellt sich nun die Frage: Welche der vielen Anwendungen oder Online Dienste werden Anwendern in Unternehmen in welchem Kontext zur Verfügung gestellt? Neben der Berücksichtigung von Sicherheits- und Datenschutzrechtlichen Belangen besteht eine sinnvolle Vorgehensweise darin, die relevanten Nutzungsszenarien zusammenzutragen und diese bezüglich ihres Bedarfes an Zusammenarbeit zu beurteilen. Ebenso lassen sich die Anwendungen nach deren Beitrag zur Kommunikation in den Szenarien einordnen und dann über eine Entscheidungsmatrix festlegen, welche Dienste in einem Unternehmen zum Einsatz kommen sollen.

Bedarf in der Zusammenarbeit

Der Bedarf an Unterstützung der Zusammenarbeit hängt stark vom Geschäftsprozess und der Rolle der Mitarbeiter ab.

Mitarbeiter im Vertrieb zum Beispiel sind viel unterwegs bei Kunden und sind daher auf einen einfachen Zugriff auf Information angewiesen sowie auf die Möglichkeit, Erkenntnisse aus den Gesprächen mit anderen Kolleginnen und Kollegen einfach auszutauschen. Dazu eignen sich Anwendungen wie Yammer, mit denen sich die Kommunikation in Gruppen zusammenfassen lässt. Wichtig ist: Der gewählte Weg der Kommunikation muss sehr gut auf mobilen Endgeräten auf Geschäftsreisen verfügbar sein.

Arbeiten Teammitglieder in einem Projekt zusammen, das einen sehr engen Zeitrahmen hat, so kommt es auf den schnellen Austausch von Informationen an. Dieser wiederum muss in Teilprojekte strukturiert erfolgen. Dazu eignen sich Slack oder Microsoft Teams. Das letztere hat Echtzeit-Video und Audiokommunikation integriert.

Kategorien/Dimensionen der Zusammenarbeit

Der Bedarf an Kommunikation hat viele Dimensionen. Zu seiner Beurteilung kann dieser nach verschiedenen Kategorien klassifiziert werden. Diese Kategorien sind hier im Folgenden zusammengefasst:

1. Zielgruppe

Intranet Portale adressieren ganze Unternehmen. OneDrive for Business ist ein Werkzeug für die persönliche Arbeit, die in wenigen Fällen mit anderen geteilt wird. Entsprechend lassen sich Bedarf und die Merkmale der Kommunikation in die Bereiche Persönlich, Gruppe oder Team, Abteilung, Unternehmen oder Extern einteilen.

2. Vertraulichkeit

Gerade im Bereich Forschung ist es wichtig, dass die Zusammenarbeit im Zusammenhang mit vertraulichen Informationen genau gesteuert werden kann. Dies ist gerade dann relevant, wenn mit externen Forschungspartnern zusammengearbeitet wird. Diese sollen auf bestimmte Dokumente Zugriffe bekommen, aber diese Zugriffsrechte nicht mit anderen, Unberechtigten, teilen können.

3. Reaktionszeit

Wie oben beschrieben kann die Anforderung hier sein, dass Teammitglieder schnell informiert werden und ebenso zeitnah antworten können. So kann die Anforderung zur Reaktionszeit je nach Einsatzfall als dringend, mittel oder niedrig eingestuft werden.

4. Finden

Wenn in der Entwicklung in einem Projekt herausgefunden werden muss, wer noch im Unternehmen Erfahrung in einem bestimmten Thema hat, dann müssen die Anwendungen hier die notwendige Unterstützung liefern. Dazu besitzen Dienste wie Yammer die Möglichkeit, die Profile von Mitarbeitern sehr detailliert zu speichern und aufzufinden. Analog hierzu geht es dabei aber auch um das Finden von Information, Expertise, Menschen und Wissen.

5. Teilen

Neben dem Finden von Information brauchen Werkzeuge zur Kommunikation weitere Eigenschaften, dass diese Element auch geteilt werden können. Wenn für eine Vertriebsveranstaltung eine „Keynote“ erstellt wird, sind dazu immer mehrere Menschen beteiligt. Anstatt die PowerPoint per E-Mail zu versenden, ist es viel effektiver, wenn die Datei an einem zentralen Speicherort liegt und alle Beteiligten darauf zugreifen – und vor allem gleichzeitig daran arbeiten können.

6. Teamwork

Zusammenarbeit im Team kann sehr interaktiv sein, beispielsweise in einem Software-Entwicklungsprojekt in einem Scrum Sprint, wofür die Zusammenarbeit enger ist als wenn über ein Intranet ein Fachbereich informiert wird.

7. Produktivität

In der Zusammenarbeit ist es auch notwendig, die Produktivität in den Prozessen zu verbessern. Wenn im Vertrieb ein Angebot für einen Kunden erstellt werden soll, kommen je nach Phase im Projekt Menschen mit verschiedene Rollen ins Spiel. Anstatt dies ad hoc per E-Mail zu steuern, können hier Workflow-Systeme sehr hilfreich sein. Anwendungen wie SharePoint von Microsoft verfügen dazu die notwendigen Eigenschaften.

8. Tonalität

Gerade in der Zusammenarbeit mit externen Geschäftspartnern ist das Aussehen der Kommunikationsplattform relevant. Dies gilt ebenso, wenn die Corporate Identity auf einem Intranet konsequent verwendet werden soll. Anders liegt der Fall intern: Beispielsweise neigen Teams in der Software-Entwicklung dazu, eher informell zu kommunizieren, wofür Chats in Slack vollkommen ausreichend sind.

Vorgehensweise zur Auswahl

In einem Auswahlwerkzeug der TCI zu den Online Collaboration Tools sind die verschiedenen Dienste nach ihrem Beitrag zu den jeweiligen Kategorien beurteilt. In Zusammenarbeit mit Kunden werden im nächsten Schritt die relevanten Szenarien beschrieben und ihr Bedarf in den Kategorien beurteilt.

Danach bildet das Werkzeug die Fähigkeiten der Dienste mit den Anforderungen beim Kunden ab und schlägt eine Rangliste vor.

Kollaboration im Vertrieb: Beispielfall zur Auswahl der Online Collaboration Tools

Für Mitarbeiter im Vertrieb sind folgende Szenarien wichtig:

• Zielgruppe: Hier ist es wichtig, extern – also mit Kunden – zu kommunizieren.
• Vertraulichkeit: Im Vertrieb werden selten vertrauliche Informationen geteilt.
• Reaktionszeit: Diese muss hoch sein.
• Finden: Im Prozess der Vorbereitung oder Nachbereitung von Kundenterminen müssen Information schnell und zuverlässig gefunden werden können.
• Teilen: Es muss auch möglich sein, bestimmte Informationen mit Kunden zu teilen.
• Teamwork: Diese beschränkt sich auf Vertriebsbereiche oder bestimmte Produktbereiche, muss aber nicht eng gekoppelt sein.
• Produktivität: Gerade im Vertrieb kann viel eingespart werden, wenn Dokumente, zum Beispiel Angebote, schnell und zuverlässig bearbeitet und dann freigegeben werden können.
• Tonalität: Wenn Informationen extern geteilt werden können, sollte das Aussehen professionell sein.

Werden diese Vorgaben beispielhaft im Auswahl-Werkzeug für die Online Collaboration Tools eingeben, dann ergibt sich folgendes Bild:

Für die interne und externe Zusammenarbeit eignet sich besonders SharePoint Online von Microsoft. Durch die Möglichkeit, Seiten individuell zu gestalten, wird auch die Anforderung einer professionellen Tonalität bestens erfüllt. Die Funktion, Dokumente extern zu teilen, ist einfach zu bedienen und ermöglicht es Kunden, bestimmte Dokumente schnell bereitzustellen.

Kurz zu den weiteren Tools, die in diesem Beispielszenario des Auswahl-Werkzeugs für Online Collaboration Tools höhere Scores erzielen: Yammer ist ein „Facebook“ für Unternehmen. So können sich Vertriebsteams eigene, geschlossene Yammer-Gruppen einrichten und sich darüber im jeweiligen Kontext effektiv austauschen. Skype for Business ist ein Werkzeug, das ähnlich wie Cisco WebEx spontane Kommunikation mittels Ton und Bild ermöglicht.

(Coverbild: © SFIO CRACHO | fotolia.com)