Digitale Geschäftsprozesse

Prozesse beschreiben und bestimmen die Abläufe und damit den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens.
In den Dienst unserer Kunden stellen wir unsere Methodensicherheit,
die Seniorität unserer Berater*innen und deren langjährige Erfahrung in der Linie und in Projekten.

Wie entwickle ich eine prozessorientierte Organisation?

Welche Schritte führen von der Beschreibung zur erfolgreichen Ausführung von Prozessen?

Digitalisierung:
wie standardisiere und automatisiere ich Prozesse?

Prozessmanagement

Die meisten Unternehmen sind funktional geprägt. Prozesse sind auf die bestmögliche Erledigung der Aufgaben und Funktionen ausgerichtet und nur selten von Ende zu Ende definiert. So optimiert das Unternehmen Abteilungen und Bereiche, nicht aber sein Auftreten gegenüber den Kunden.
Das operative Prozessmanagement definiert drei Ebenen. Die Management- bzw. Steuerungsebene mit den Entscheidungsprozessen. Die Ebene der Kernprozesse mit denen Geld verdient wird. Die dritte Ebene bilden die Supportprozesse, wie z. B. Finanzen und Qualitätssicherung. Das operative Prozessmanagement bringt die Ebenen zusammen und modelliert “End-to-end-Prozesse“ für ein Unternehmen.

End-to-end-Prozesse

Digitalisierung

Digitalisieren bedeutet Standardisieren und Automatisieren von Prozessen. Sie werden dann in Systemlandschaften integriert. Diese Integration können Robots unterstützen. Dabei werden Schwächen, Redundanzen oder Medienbrüche mit hoher Geschwindigkeit analysiert und Vorschläge gemacht, wie bestehende Prozesse verbessert werden können.

UNSERE LÖSUNGEN IM ÜBERBLICK

KEYFACTS

Es geht darum, im Kundenunternehmen eine Prozessorganisation zu etablieren. In dieser sind Rollen, ein Governance-Modell sowie ein Managementsystem definiert. Des Weiteren wird der Managementprozess in der Prozesslandschaft und im Prozessmodell verankert.
Im Kern ist das Prozessmanagement ein ganzheitlicher Ansatz mit vier Determinanten: den Kunden, einem Prozessmodell mit End-to-end-Prozessen, einer Organisation, in der Rollen und Verantwortung beschrieben sind sowie den Kennzahlen zur Steuerung der Prozesse.
Ziel ist, die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken und Abläufe zu vereinfachen und zu standardisieren, was zu Kostensenkungen beitragen kann. Ziel ist, mit schlankeren Prozessen schneller auf Kundenanfragen zu reagieren und damit die Kundenzufriedenheit zu steigern, was zu mehr Loyalität und damit einem höheren Marktanteil führen kann.

Service Offerings

Strategisches BPM

Umstellung auf ein prozessorientiertes Unternehmen, das sich nicht mehr an Funktionen und Sparten, sondern an Aufgaben und Lösungen orientiert.

Fragestellung:
Wie erreiche ich durch Prozessorientierung meine Ziele in kürzerer Zeit?

TCI Leistung zur Lösung der Fragestellungen:
Das strategische BPM unterstützt die Organisationsentwicklung und begleitet das Unternehmen von einer funktionalen zu einer prozessorientierten Einrichtung. Der Kunde bestimmt über eine Art Regler das Ausmaß der Veränderung. Die TCI begleitet den Prozess über eine Methodik in fünf Schritten.

Operatives BPM

Verbessern der Abstimmung zwischen Kernprozessen, IT-Systemen und der Organisation des Unternehmens.

Fragestellung:
Wie sorge ich dafür, dass die verabschiedeten Prozesse auch eingehalten werden?

TCI Leistung zur Lösung der Fragestellungen:
Das operative BPM beschreibt den Weg von der Prozesslandkarte über die Dokumentation bis zur Umsetzung. Der Managementprozess gibt den Rahmen vor, der die Kernprozesse bestimmt. Das können z.B. der Entwicklungs-,  Produktions- oder Bestellprozess sein. Darunter gibt es unterstützende Supportprozesse. Die Umsetzung erfolgt über bekannte Dokumentationssoftware, wie z.B. Signavio.

Robotic Process Automation (RPA)

Durch KI-Tools werden Prozesse automatisch überprüft und Verbesserungsvorschläge zur Optimierung unterbreitet. Anpassungen werden im ERP System nachgeführt.

Fragestellung:
Wie kann ich schnell überprüfen, wie ich meine Zahlungsabläufe optimieren kann und die Änderungen sofort in mein ERP System übernehmen?

TCI Leistung zur Lösung der Fragestellungen:
RPA begleitet die Digitalisierung der Prozesse. Ausgangspunkt ist ein dokumentierter Prozess, z.B. in Signavio. Dieser wird in das Gesamtsystem des Unternehmens via Prozessautomation integriert. Die TCI identifiziert eine geeignete Software. Diese gleicht automatisch die Prozesse ab, die z.B. im ERP-Tool hinterlegt sind. Ergebnis sind Anpassungschancen und Hinweise zur weiteren Optimierung der Prozesslandschaft.

Strategisches BPM

Umstellung auf ein prozessorientiertes Unternehmen, das sich nicht mehr an Funktionen und Sparten, sondern an Aufgaben und Lösungen orientiert.

Fragestellung:
Wie erreiche ich durch Prozessorientierung meine Ziele in kürzerer Zeit?

TCI Leistung zur Lösung der Fragestellungen:
Das strategische BPM unterstützt die Organisationsentwicklung und begleitet das Unternehmen von einer funktionalen zu einer prozessorientierten Einrichtung. Der Kunde bestimmt über eine Art Regler das Ausmaß der Veränderung. Die TCI begleitet den Prozess über eine Methodik in fünf Schritten.

Operatives BPM

Verbessern der Abstimmung zwischen Kernprozessen, IT-Systemen und der Organisation des Unternehmens.

Fragestellung:
Wie sorge ich dafür, dass die verabschiedeten Prozesse auch eingehalten werden?

TCI Leistung zur Lösung der Fragestellungen:
Das operative BPM beschreibt den Weg von der Prozesslandkarte über die Dokumentation bis zur Umsetzung. Der Managementprozess gibt den Rahmen vor, der die Kernprozesse bestimmt. Das können z.B. der Entwicklungs-,  Produktions- oder Bestellprozess sein. Darunter gibt es unterstützende Supportprozesse. Die Umsetzung erfolgt über bekannte Dokumentationssoftware, wie z.B. Signavio.

Robotic Process Automation (RPA)

Durch KI-Tools werden Prozesse automatisch überprüft und Verbesserungsvorschläge zur Optimierung unterbreitet. Anpassungen werden im ERP System nachgeführt.

Fragestellung:
Wie kann ich schnell überprüfen, wie ich meine Zahlungsabläufe optimieren kann und die Änderungen sofort in mein ERP System übernehmen?

TCI Leistung zur Lösung der Fragestellungen:
RPA begleitet die Digitalisierung der Prozesse. Ausgangspunkt ist ein dokumentierter Prozess, z.B. in Signavio. Dieser wird in das Gesamtsystem des Unternehmens via Prozessautomation integriert. Die TCI identifiziert eine geeignete Software. Diese gleicht automatisch die Prozesse ab, die z.B. im ERP-Tool hinterlegt sind. Ergebnis sind Anpassungschancen und Hinweise zur weiteren Optimierung der Prozesslandschaft.

Projektbeispiele

Wie wir mit unseren Kunden erfolgreich zusammenarbeiten!

Projektbeispiel

Organizational Change Management – Fit / Gap Analysis

Herausforderung
Wir wollen unsere Organisation weiterentwickeln und den Dienstleistungsgedanken auch leben. Was müssen wir verändern?

Strategie & Lösungsweg
Das Team der TCI hat den Kunden beraten, wie er seine Organisation von seiner funktionalen Gliederung zu einer prozessorientierten Aufbauorganisation weiterentwickelt. Dazu wurden die dokumentierten Prozesse analysiert und bewertet und der gegenwärtige Reifegrad des Unternehmens bestimmt. In einer FIT/GAP-Analyse wurde der gegenwärtige Zustand mit den zukünftigen Anforderungen abgeglichen und Abweichungen ermittelt. Notwendige Anpassungen der Prozesse und Rollenbeschreibungen für Softwarelösungen, wie z.B. ERP, CRM, PDM wurden dokumentiert und Optimierungspotenziale ermittelt.

Ergebnis
Das Ergebnis war ein Veränderungsprojekt zur Umsetzung der Empfehlungen.
Dabei gewann das Unternehmen zudem Klarheit über die eingesetzten Softwarelösungen und deren Zusammenspiel. Ein Umsetzungsprojekt wurde gemeinsam gestartet und wird aktuell vom Kunden umgesetzt. Die Lösung wurde die Blaupause für das Mutterunternehmen.

Projektbeispiel

BPM – Prozessüberprüfung für einen Maschinenbauer

Herausforderung
Wie erreiche ich durch Prozessziele und eine klare Strategie Wettbewerbsvorteile?

Strategie & Lösungsweg
Zum Beginn des TCI Projektes steht ein Prozess-Audit. In wenigen Tagen werden ausgewählte Kernprozesse überprüft. Alle Prozesse werden als End-to-end oder als Kunde-zu-Kunde-Prozesse beschrieben und deren Beiträge zur Zielgröße bewertet. Daraus wird abgeleitet, wie die Kernprozesse die Strategie abbilden. Aus dieser Kette werden ein Governance-Rahmen und KPIs abgeleitet und Arbeitsfortschritte gemessen.

Ergebnis
Es hat sich gezeigt, dass die Prozesslandkarte des Unternehmens viele Lücken und damit Systembrüche aufwies. Diese sind nicht aufgefallen, weil Mitarbeitende den Mangel heilten. So wurden Ziele und gute Abläufe erreicht, oft fehlte ein positiver Beitrag zur den definierten Zielgrößen, also wurden Verbesserungsvorschläge abgeleitet. Das Unternehmen meldete zurück, dass die Kernprozesse nun einen höheren Beitrag zum Umsatz und zur Kundenzufriedenheit beitragen.

Projektbeispiel

RPA – Anpassung von Kernprozessen an die neue ERP-Umgebung

Herausforderung
Wie passen unsere Kernprozesse zu einer neuen ERP-Umgebung?

Strategie & Lösungsweg
Das erfahrene TCI Team hat bei der Projektfragestellung aktiv mitgewirkt – oft wollen Unternehmen die teuer bezahlte ERP-Lösung an die eigenen Prozesse anpassen und nicht umgekehrt. In diesem Fall hat die Geschäftsführung Standards favorisiert. Die TCI hat ein modernes Softwaretool ausgewählt und mit hoher Geschwindigkeit einen dynamischen Implementierungsprozess unterstützt. Im laufenden Betrieb wurden Abweichungen vom Standard erkannt und erfolgreich bearbeitet. Es gab keine Downtime und nur marginale Performancedefizite bei der Prozessumstellung. Das Projekt war in wenigen Wochen erfolgreich abgeschlossen.

Ergebnis
Die TCI Berater haben mithilfe der Lösung in gut sechs Wochen alle Kernprozesse auf den ERP-Standard gebracht. Es wurden Kosten gespart und Abläufe beschleunigt. In der Zukunft kosten Servicearbeiten und Updates nur ca. 20% der ursprünglichen Summe.

Projektbeispiel

Organizational Change Management – Fit / Gap Analysis

Herausforderung
Wir wollen unsere Organisation weiterentwickeln und den Dienstleistungsgedanken auch leben. Was müssen wir verändern?

Strategie & Lösungsweg
Das Team der TCI hat den Kunden beraten, wie er seine Organisation von seiner funktionalen Gliederung zu einer prozessorientierten Aufbauorganisation weiterentwickelt. Dazu wurden die dokumentierten Prozesse analysiert und bewertet und der gegenwärtige Reifegrad des Unternehmens bestimmt. In einer FIT/GAP-Analyse wurde der gegenwärtige Zustand mit den zukünftigen Anforderungen abgeglichen und Abweichungen ermittelt. Notwendige Anpassungen der Prozesse und Rollenbeschreibungen für Softwarelösungen, wie z.B. ERP, CRM, PDM wurden dokumentiert und Optimierungspotenziale ermittelt.

Ergebnis
Das Ergebnis war ein Veränderungsprojekt zur Umsetzung der Empfehlungen.
Dabei gewann das Unternehmen zudem Klarheit über die eingesetzten Softwarelösungen und deren Zusammenspiel. Ein Umsetzungsprojekt wurde gemeinsam gestartet und wird aktuell vom Kunden umgesetzt. Die Lösung wurde die Blaupause für das Mutterunternehmen.

Projektbeispiel

BPM – Prozessüberprüfung für einen Maschinenbauer

Herausforderung
Wie erreiche ich durch Prozessziele und eine klare Strategie Wettbewerbsvorteile?

Strategie & Lösungsweg
Zum Beginn des TCI Projektes steht ein Prozess-Audit. In wenigen Tagen werden ausgewählte Kernprozesse überprüft. Alle Prozesse werden als End-to-end oder als Kunde-zu-Kunde-Prozesse beschrieben und deren Beiträge zur Zielgröße bewertet. Daraus wird abgeleitet, wie die Kernprozesse die Strategie abbilden. Aus dieser Kette werden ein Governance-Rahmen und KPIs abgeleitet und Arbeitsfortschritte gemessen.

Ergebnis
Es hat sich gezeigt, dass die Prozesslandkarte des Unternehmens viele Lücken und damit Systembrüche aufwies. Diese sind nicht aufgefallen, weil Mitarbeitende den Mangel heilten. So wurden Ziele und gute Abläufe erreicht, oft fehlte ein positiver Beitrag zur den definierten Zielgrößen, also wurden Verbesserungsvorschläge abgeleitet. Das Unternehmen meldete zurück, dass die Kernprozesse nun einen höheren Beitrag zum Umsatz und zur Kundenzufriedenheit beitragen.

Projektbeispiel

RPA – Anpassung von Kernprozessen an die neue ERP-Umgebung

Herausforderung
Wie passen unsere Kernprozesse zu einer neuen ERP-Umgebung?

Strategie & Lösungsweg
Das erfahrene TCI Team hat bei der Projektfragestellung aktiv mitgewirkt – oft wollen Unternehmen die teuer bezahlte ERP-Lösung an die eigenen Prozesse anpassen und nicht umgekehrt. In diesem Fall hat die Geschäftsführung Standards favorisiert. Die TCI hat ein modernes Softwaretool ausgewählt und mit hoher Geschwindigkeit einen dynamischen Implementierungsprozess unterstützt. Im laufenden Betrieb wurden Abweichungen vom Standard erkannt und erfolgreich bearbeitet. Es gab keine Downtime und nur marginale Performancedefizite bei der Prozessumstellung. Das Projekt war in wenigen Wochen erfolgreich abgeschlossen.

Ergebnis
Die TCI Berater haben mithilfe der Lösung in gut sechs Wochen alle Kernprozesse auf den ERP-Standard gebracht. Es wurden Kosten gespart und Abläufe beschleunigt. In der Zukunft kosten Servicearbeiten und Updates nur ca. 20% der ursprünglichen Summe.

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Ansprechpartner

Kerstin Pahlke

Kerstin Pahlke

ist Partnerin der TCI und in Personalunion Geschäftsführerin eines namhaften Softwareentwicklungsunternehmens in Norddeutschland.
Ihre Spezialität ist der Aufbau von Produktdatenmanagementlösungen für Automobilzulieferer und Maschinenbauer. Ihr Beratungsfokus ist das Prozessmanagement.
Sie hilft zahlreichen internationalen Unternehmen ihre Organisationen prozessorientiert umzubauen. Dabei coacht Sie Top-Manager und Führungskräfte. Neben dem strategischen und operativen Prozessmanagement beschäftigt sich Kerstin Pahlke seit einigen Jahren mit Robotic Process Automation, einer Vorgehensweise, die Unternehmen performanter und wettbewerbsfähiger machen kann.


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