Krisenmanagement – Wie führe ich gerade jetzt virtuelle Teams richtig und effizient?

Es ist eine besondere Situation für Führungskräfte und MitarbeiterInnen in Zeiten der Corona-Pandemie (Covid-19). Die Begriffe „Homeoffice“ und „New Work“ haben in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen, was bei einigen Unternehmen hinsichtlich der Möglichkeit, verteilt zu arbeiten, zu einem Umdenken geführt hat. Die Umsetzung dieser neuen Arbeitsweise wurde in der Regel allerdings nur für Führungskräfte und den Außendienst (Sales und Service) realisiert.  

Letztendlich hat die aktuelle Corona-Pandemie (Covid-19) dem Einsatz von virtuellen Arbeitsweisen auch bei MitarbeiterInnen einen starken Schub gegeben. Denn durch das von der Bundesregierung beschlossene Kontaktverbot sind Unternehmen gezwungen, wenn möglich ihre MitarbeiterInnen nach Hause ins Homeoffice zu schicken. MitarbeiterInnen müssen virtuell ihre Aufgaben, Prozesse und Projekte weiterführen – zum Erhalt des Unternehmens und Ihrer eigenen Arbeitsplätze. 

Diese Situation hat viele Führungskräfte vor die Herausforderung gestellt, dass Ihre Teammitglieder nicht mehr direkt und persönlich vor Ort, sondern – wie sie meist selbst – verteilt in ihrem eigenen Zuhause erreichbar sind. Beide Seiten sind nunmehr nur noch virtuell, aber nicht mehr zwangsläufig visuell sichtbar. Und beide Seiten haben mit dieser neuen Situation zu kämpfen.  

In diesem Artikel möchten wir Ihnen ein paar Hilfestellungen anhand von praktischen Tipps geben, wie Sie auch virtuell Ihr Team richtig und effizient führen. 

Anmerkung der Redaktion: Beachten Sie auch unseren weiteren Blogbeiträge zu verwandten Themen, beispielsweise unter

• Krisenmanagement – Noch nie war flexible und vorausschauende Notfallplanung so wichtig wie jetzt.
• Richtig Umgehen mit Emotionen im Unternehmensalltag
• Herausforderungen und Risiken der Collaboration gezielt meistern
• Virtuelle Teams: Führen und Arbeiten in agilen Zeiten.

Welche besonderen Herausforderungen haben MitarbeiterInnen im Homeoffice?

Besonders junge Familien stehen vor der Herausforderung, dass heute meist beide Elternteile berufstätig sind. Nach der Schließung aller Schulen und Kindergärten müssen die lieben Kinder zu Hause (neben dem Homeoffice) betreut werden. Bis zu einem bestimmten Alter verstehen Kinder jedoch nicht, warum Mama oder Papa keine Zeit für sie haben, obwohl sie zu Hause sind. Schulkinder wollen oder müssen sogar zeitgleich auf die gleichen Familienressourcen zugreifen, zum Beispiel den Computer. Oder sie stören sich wegen der häuslichen Enge gegebenenfalls durch die Nutzung unterschiedlicher Haushaltsgeräte (Internet, Fernsehen, Radio, Streamingdienste, …). Diese neue Situation stellt die gesamte Familienstruktur auf den Kopf.

Zusätzlich stellt sich häufig die Herausforderung, dass in der Arbeit vor Ort unterschiedliche Strukturen und Arbeitsweisen etabliert sind, die uns erst bewusst werden, wenn sie plötzlich nicht mehr vorhanden sind. Je nachdem, wie selbständig die Arbeitsweise im Büro war, kann die physische Abwesenheit der Vorgesetzten zu erheblicher Unsicherheit auf beiden Seiten führen. Aber auch der schnelle Austausch von Informationen oder die Verteilung von neuen Aufgaben unter den KollegInnen, die sich eventuell im gleichen Büro oder gleich nebenan befinden, ist so nicht mehr möglich. Das führt sehr schnell zu hilflosen Situationen.

Arbeitsorganisations-Tipps im Homeoffice

Gerade in ungewohnten Krisensituationen haben sich folgende Tipps und Ansätze bewährt, die Sie auf die Remote-Arbeit anwenden können:

• Versuchen Sie, einen klaren Zeitplan aufzustellen, in dem Sie Arbeit, berufliche Termine und Familie in Einklang bringen. Das wird nicht einfach – besonders dann, wenn beide Elternteile im Homeoffice arbeiten. Es ist aber machbar. Nutzen Sie hierfür eine Art Stundenplan (für kleine Kinder auch mit eigenen Bildern oder unterschiedlichen Farben), wie er auch in der Schule verwendet wird. Hier können Sie (oder beide) für alle sichtbar die Zeit für die Arbeit wie auch für die Familie eintragen. Vergessen Sie hierbei nicht, gewohnte Abläufe und Teamrituale zu berücksichtigen, wie zum Beispiel auch Mittags- oder Kaffeepausen.
• Führungskräfte sollten in solchen Situationen ihren MitarbeiterInnen zugestehen, dass sie die Arbeit auch außerhalb der normalen Arbeitszeiten erledigen können, zum Beispiel abends, wenn die Kinder bereits schlafen. Das kann für termingerechte Abgaben deutlich unterstützend wirken und entspannt in der Regel auch den Spagat zwischen Arbeit und Familie.

Grundlagen für Homeoffice-Arbeit: Dies gilt es zu bedenken

Insbesondere Führungskräfte, die aufgrund der Krisensituation nun virtuelle Teams führen, sollten die folgenden beiden Punkte berücksichtigen:

• Nicht jeder hat eine hohe technische Affinität. Daher müssen alle MitarbeiterInnen und Führungskräfte zeitnah in der Anwendung neuer Tools zur Zusammenarbeit trainiert werden.
• Arbeiten Sie hier eng mit dem zuständigen Trainingsteam zusammen. Es zahlt sich am Ende für alle aus, wenn die Arbeit zügig aufgenommen werden kann.

Welche Herausforderungen haben Führungskräfte bei der Führung von virtuellen Teams?

Gerade in der aktuellen Krisensituation ist der ständige Kontakt zu den Teammitgliedern von großer Bedeutung. Notwendig ist jetzt: Kommunikation – Kommunikation – Kommunikation! Die Führungskraft muss intensiv mit allen Beteiligten im Kontakt sein und auch bleiben. Dazu zählt ebenso das Geben von positivem Feedback und das Zeigen von Empathie. Beides ist jetzt wichtiger denn je. Machen Sie in diesem Zusammenhang auch deutlich, dass Sie Ihren MitarbeiterInnen im Homeoffice vertrauen, um ein „Big-Brother-is-watching-you-Feeling“ zu vermeiden. Führungskräfte geraten häufig in die Falle, die Anwesenheit und Leistung ihrer MitarbeiterInnen anzuzweifeln, wenn sie sie nicht unmittelbar sehen können, und haben Angst vor Kontrollverlust. Dies ist aber nur selten berechtigt und hat nichts mit der veränderten Situation im Homeoffice zu tun.

Krisenmanagement-Tipps für das Führen von virtuellen Teams in Krisenzeiten

Nachfolgend finden Sie einige Tipps und Hinweise für Führungskräfte, um die ungewohnte Situation und das Führen von virtuellen Teams von Krisenzeiten effizient zu meistern.

Sich direkt austauschen – gern auch per Telefon

Um sich mit Ihrem Team so unmittelbar und direkt wie möglich auszutauschen, nutzen Sie neben den gängigen Kollaborationstools wie zum Beispiel Teams, Zoom, Webex et cetera auch das Telefon. Wenn etwas unklar erscheint, ist es mit einem kurzen Anruf manchmal einfacher, den Sachverhalt zu klären. Denn Kollaborationstools ermöglichen den schnellen Kontakt unter den Kollegen, die Planung und Koordination von Aufgaben – und ersetzen an der einen oder anderen Stelle auch die reale durch eine virtuelle Kaffeeküche. Gerade der Austausch über E-Mails birgt die Gefahr des Monkey-Effekts – sobald der Sende-Knopf gedrückt wurde, ist es nicht mehr das Problem des Senders: aus den Augen, aus dem Sinn.

Team-Meetings regelmäßig durchführen – auch virtuell

Planen Sie regelmäßige Team-Meetings. Die Frequenz dieser Team-Meetings sollte anfänglich täglich sein. Sobald Führungskräfte und MitarbeiterInnen mehr Vertrauen in das und mit dem virtuellen Arbeiten gewinnen und sie vertrauter mit dem neuen Umfeld werden, kann die Frequenz sinken. Die MitarbeiterInnen werden mit mehr Erfahrung im Homeoffice auch den unmittelbaren Austausch mit den Kollegen den gewohnten Prozessen im Büro mehr und mehr anpassen. Das Medium für die Meetings sollte sowohl passend für das Team als auch den vorhandenen technischen Mitteln und Möglichkeiten entsprechen, sei es Videochat, Web-Konferenz oder Telefonkonferenz. Nutzen Sie sie – egal welches Medium – auch für die persönlichen Gespräche mit Ihren Teammitgliedern. Schaffen Sie einen festen Ablauf (zeitlich und inhaltlich) und nutzen Sie Templates für diese Meetings, damit gewährleistet ist, dass alle Teilnehmer einen aktiven Beitrag leisten und der Arbeitsfortschritt dokumentiert wird. Wichtige Orientierungspunkte hierzu sind:

• Was waren die Aufgaben,
• was wurde erledigt,
• wo gab es Probleme,
• wo wird Unterstützung benötigt, und
• was liegt als nächstes an.

Innerhalb des Teams Aufgaben festlegen

Legen Sie im Team Aufgaben fest und formulieren Sie diese detailliert, klar und verständlich. Auch wenn Ihre MitarbeiterInnen nicht mehr vor Ort sind, so besteht das Team nach wie vor aus Menschen, die mit Ihnen gemeinsam arbeiten. Beteiligen Sie daher Ihr Team bei der Festlegung neuer Strukturen, Rollen und Aufgaben für die virtuelle Arbeit. Noch besser wäre, Sie fragen die MitarbeiterInnen selbst, was sie als nächstes für wichtig halten und was sie bis wann erledigen können. Planen und steuern unter „Unsicherheit“ bringt selten die besten Ergebnisse und Enttäuschungen sind vorprogrammiert. Stärken Sie lieber die Eigenverantwortung Ihrer MitarbeiterInnen. Das bringt Ihnen dann auch als Führungskraft Entlastung und macht es Ihnen einfacher, den Überblick zu behalten. Natürlich ist das in jeder Branche und Situation anders. Überlegen Sie also, wie stark Ihr Team gesteuert werden muss, wenn es anwesend ist, und versuchen Sie, ein gesundes und realistisches Maß zu bewahren.

Insofern bietet es sich zusätzlich an, neben der gemeinsamen Formulierung der Aufgaben und Anforderungen auch die Ergebnisse gemeinsam in virtuellen Meetings zu präsentieren.

Das Team motivieren – gerade in Krisensituationen

Ein wichtiges Krisenmanagement-Credo muss für Führungskräfte lauten: Motivieren Sie Ihr Team! Diese aktuelle Situation ist für viele MitarbeiterInnen wie auch Führungskräfte neu. Doch jede Krise birgt auch eine Chance. Nutzen Sie diesen aktuellen Umstand in puncto Leadership, um ein neues „Team-Empfinden“ zu erzeugen oder zu bestärken. Der Gedanke, „in einem Boot zu sitzen“, kann bei der Arbeitsmotivation Wunder bewirken. Dasselbe gilt für das persönliche Gespräch. Fragen Sie ruhig nach dem Befinden der MitarbeiterInnen, zeigen Sie Mitgefühl bei der aktuellen Situation. Denn im Grunde haben wir alle die gleichen Befürchtungen und Ängste hinsichtlich dieser Corona-Pandemie: Wir machen uns Sorgen um die Liebsten und wünschen uns, dass alle gesund diese Situation überstehen.

Kommunikation auf die Arbeitssituation anpassen

Machen Sie sich bewusst, dass sich durch das virtuelle Arbeiten die Kommunikation ändern muss. Formulieren Sie daher alle Aufgaben und Anforderungen

• so detailliert wie möglich
• so klar wie möglich
• am besten immer unter dem Motto: Keep it simple.

Schreiben Sie lieber einmal zu viel als einmal zu wenig. Wenn Sie hier sparen, wird sich das irgendwann bemerkbar machen.

Remote-Arbeit, Leadership, Kommunikation: Orientierungspunkte sind essenziell

Zwei goldene Regeln sollten Sie insbesondere bei der Arbeitsorganisation in virtuellen Teams berücksichtigen:

1. Legen Sie für verschiedene Bereiche klare Regeln fest, die gerne auch gemeinsam erarbeitet werden können.
2. Denken Sie bei der Verteilung von Aufgaben auch an eine klare Festlegung der Verantwortlichkeiten.

Führung von virtuellen Teams braucht Austausch und Wertschätzung

Seien Sie für Ihre Teammitglieder „sichtbar“. Nicht nur für Sie als Führungskraft ist es schwieriger oder umständlicher, in Kontakt zu bleiben: auch Ihren Teammitgliedern geht es so. Meist finden MitarbeiterInnen sehr schnell heraus, wie sie mit ihren KollegInnen im ständigen Austausch bleiben können – sei es per Mail, Chat oder Messenger. Unter normalen Umständen unternehmen die KollegInnen vielleicht auch ab und zu in ihrer Freizeit gemeinsam etwas, wie zum Beispiel ein Feierabendbier oder ein gemeinsames Essen. Versuchen Sie, ein Teil dieses Austausches zu sein. Klar ist: Diese aktuelle Situation ist für alle etwas Neues. Deshalb ist es gerade jetzt mehr als wichtig, nicht nur Aufgaben und Arbeitsdetails zu thematisieren, sondern auch direkt nach dem Befinden und den persönlichen Problemen zu fragen. Nehmen Sie sich der Sorgen Ihres Teams an und agieren Sie hier wertschätzend!

Um dies besser in den Alltag zu integrieren und um Ihr virtuelles Teams gut zu führen, finden Sie hier einige Tipps:

• Nutzen Sie Templates für Ihren Jour-Fix oder die Daily Calls. Dadurch sparen Sie viel Zeit und sehen sehr schnell, an welchem Punkt die Aufgaben aktuell stehen und wie weit das Team gekommen ist, wo es Probleme gab oder wo Unterstützung notwendig ist. Zudem wird dadurch ein aktueller Blick auf die derzeitigen Aufgaben und Daten schneller möglich.
• Legen Sie einen festen Ablauf der gemeinsamen, virtuellen Treffen fest. Dieser Rahmen ermöglicht allen Teilnehmenden eine gewisse Routine und gibt ihnen damit auch Sicherheit. Dazu zählt auch eine feste Rollenverteilung während der Meetings, wie zum Beispiel dafür, wer regelmäßig über was informiert.
• Wem das immer noch zu unpersönlich ist, kann mietbare virtuelle Räume mit individuellen Avataren nutzen. Dem einen oder anderen kann das Zusammentreffen als Avatar mehr Nähe suggerieren und den Austausch angenehmer gestalten.

Technische Voraussetzungen und Sicherheitsanforderungen klären

Eine wesentliche Vorbedingung für das Arbeiten im Homeoffice ist die technische Ausstattung und der sichere Zugang zu Kommunikationskanälen und Daten. Hier sind grundlegende Fragen zu stellen, wie zum Beispiel, welche Infrastruktur und Geräte für wie viele MitarbeiterInnen verfügbar sind. Nicht immer stehen ausreichend Geräte zur Verfügung und MitarbeiterInnen müssen eventuell sogar auf ihre privaten Endgeräte und Infrastrukturen zurückgreifen. Gerade Letzteres kann zu einer großen Herausforderung werden, denn nicht alle sind zu Hause auf dem gleichen technischen Stand wie das Unternehmen. So kann es sein, dass der Heimcomputer schon ein paar Jahre auf dem Buckel hat, wie auch die Software sowie das Anti-Viren-Programm.

Tipps für das Nutzen von privaten IT Equipments

Insbesondere bei technischen Herausforderungen helfen Ihnen und Ihren Teammitgliedern die folgenden Hinweise:

• Falls Sie auf Ihre eigene Infrastruktur und Hardware zurückgreifen müssen, geben Sie dazu Ihrer Führungskraft so viele Informationen wie möglich, damit sich die Firmen-IT ein Bild von Ihrer privaten technischen Situation machen und Sie gezielt unterstützen kann.
• Zu beachten sind Zulässigkeit, Sicherheit der Daten und Kanäle sowie der Schutz vor unbefugtem Zugriff Dritter (Hacking, Phishing et cetera). Je nach Sensitivität benötigen die MitarbeiterInnen Sicherheitsunterweisungen bezüglich Zugang zum Laptop, Sperren der Geräte und sichere Aufbewahrung von Unterlagen.
• Virenschutz und Firewalls sind gegebenenfalls zu installieren oder zu aktualisieren. Die Verfügbarkeit der Mindestanforderungen an Zuverlässigkeit und Schnelligkeit des Internetzugangs am jeweiligen Wohnort der MitarbeiterInnen muss gewährleistet werden.

Wichtige Hinweise für die Nutzung von Hardware und Software im Homeoffice

Auch hierzu einige Punkte, die bei den technischen Voraussetzungen zur Homeoffice-Arbeit zu berücksichtigen sind:

• Bitte beachten Sie: Vertrauliche Zugriffe auf Firmennetzwerke sind per VPN möglich, jedoch müssen diese beim Provider beantragt werden! Dazu muss auch eine Zugangsinfrastruktur am Betriebsstandort gegeben sein.
• Die Entscheidung, welche Mitarbeitenden zuverlässig im Homeoffice arbeiten können und bei welchen es gegebenenfalls keinen Sinn ergibt, sollte neben der konkreten Aufgabenstellung auch mit Blick auf die technischen Erfordernisse getroffen werden.
• Für diejenigen MitarbeiterInnen, die nach wie vor im jeweiligen Betrieb anwesend sein müssen, sollten nach Möglichkeit Einzelbüros oder Arbeitsplätze mit dem erforderlichen Abstand eingerichtet werden.

Krisenmanagement und das Führen virtueller Teams sind Detailarbeit

Auch wenn es auf den ersten Blick so scheint, so ist Homeoffice keine triviale Angelegenheit, die sich aus einer besonderen Situation von jetzt auf gleich einrichten lässt. Neben organisatorischen und technischen Herausforderungen ist nach wie vor zu beachten, dass Sie Ihr Team weiterhin effektiv und effizient führen müssen. Wenn Sie dazu ein paar einfache Spielregeln beachten – wie eben die Tipps und Hinweise in diesem Artikel – ist es jedoch möglich. Zudem schaffen Sie es, dadurch schnell in einen arbeitsfähigen Modus zu kommen, der meist von der Unternehmensleitung auch gefordert wird.

Im Zentrum jedoch steht immer noch, dass Sie ein Team von Menschen führen, dass besonders jetzt auf eine gute, klare und wertschätzende Kommunikation angewiesen ist. Sie haben bei virtuellen Teams die Situation, dass Sie Ihre Teammitglieder (und die Teammitglieder Sie) nicht mehr ständig sehen. So ist beispielsweise der informelle Informationsaustausch, zum Beispiel bei einer Tasse Kaffee in der Kaffeeküche, nicht mehr gegeben. Auch wenn das in den meisten Routinen bei der täglichen Arbeit nicht sehr bewusst ist: Erfahrungsgemäß werden gerade hier wichtige Informationen ausgetauscht.

Seien Sie als Führungskraft in diesen Tagen Ihren MitarbeiterInnen, soweit es möglich ist, eine Stütze – und bleiben Sie vor allem Mensch. Nutzen Sie die Gelegenheit, das Ihren MitarbeiterInnen auch zu zeigen! Wir alle wünschen uns, dass diese Krise schnell vorübergeht und alle gesund bleiben – und es ist ein wichtiger Faktor, dies auch zu thematisieren!

Wir, die TCI – Transformation Consulting International, unterstützen Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter, gerne mit unseren erfahrenen ExpertInnen aus dem Senior Management und der erfolgreichen Beratung. Gemeinsam bewältigen wir die aktuellen herausfordernden Aufgaben erfolgreich, stellen Sie und Ihr Unternehmen stabil auf und bereiten Sie für zukünftige Herausforderungen vor. Kommen Sie jederzeit auf uns zu!

AutorInnen des Beitrags: Kai Karin Baum, Ines Muskau, Rainer Wohlhöfner, Frank Bunge, Bernhard Kühner

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