Die Covid 19-Pandemie hat viele Mitarbeiter:innen aus den Büros an den heimischen Schreibtisch gebracht. Mobiles Arbeiten wurde zur Norm, auch in Bereichen und Unternehmen, in denen das zuvor nicht möglich schien. Zusammenkünfte in den Büroräumen am Arbeitsplatz, kurzfristige informelle Besprechungen mit Kolleg:innen, eine schnelle Rückfrage bei den Vorgesetzten: All das fiel weg. Welche Folgen hat das für die interne Unternehmenskommunikation? Wie kann diese ihre Funktionen weiterhin erfüllen? Und welche Veränderungen bleiben uns auch nach der Corona-Pandemie erhalten?
Funktionen interner Unternehmenskommunikation
Die interne Unternehmenskommunikation bezeichnet die Kommunikation zwischen der Organisationsleitung und der Belegschaft. Sie wirkt in beide Richtungen:
- Top-down: Zum einen kommuniziert die Führungsebene wichtige Informationen, Ziele und Visionen des Unternehmens und sorgt für Transparenz.
- Bottom-up: Zum anderen können die Mitarbeitenden Ideen und Vorschläge einbringen, Fragen stellen, Kritik üben und Feedback geben.
- Neben den offiziellen Kanälen gibt es auch zahlreiche informelle Kommunikationswege, man denke an den Flurfunk und den Kaffeeklatsch.
Durch Kommunikation, Austausch und Transparenz werden Unternehmenskultur und Transparenz gestärkt und damit die Identifikation mit dem Unternehmen. Damit erfüllt die interne Unternehmenskommunikation folgende Funktionen:
- Förderung der Effizienz interner Abläufe
- Transparente Unternehmensentwicklung
- Förderung von Dialog und Partizipation organisatorischer Einheiten und Gruppen
- Stärkung von Motivation und Mitarbeiterbindung
Kommunikation ohne persönlichen Kontakt – neue Herausforderungen in der Corona-Pandemie
All diese Funktionen sind für den Erfolg eines Unternehmens essenziell. Die Corona-Pandemie stellte jedoch die Spielregeln interner Unternehmenskommunikation, besonders was die informellen Kommunikationswege angeht, auf den Kopf. Hinzu kamen Herausforderungen an die interne Unternehmenskommunikation, die mit der Krise verbunden waren:
- Unsicherheiten und Ängste in Bezug auf die Zukunft des Unternehmens und des eigenen Arbeitsplatzes
- Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz
- Ausbau der digitalen Kanäle, um die Kommunikation weiter zu gewährleisten
- Bildung von Vertrauen und Loyalität ohne physischen Kontakt
Besonders der letzte Punkt wurde in einer qualitativen Studie der Zürcher Fachhochschule aus dem Jahr 2020 hervorgehoben.
Welche Veränderungen haben sich ergeben und was bleibt nach Corona?
Besagte Studie der Zürcher Fachhochschule kommt zu dem Schluss, dass insbesondere der Digitalisierungsschub infolge der Corona-Pandemie in der internen Unternehmenskommunikation ergeben hat, auch in Zukunft erhalten bleibt. Denn die Praxis hat gezeigt: Homeoffice und mobiles Arbeiten sind in vielen Bereichen möglich, in denen dies vorher ausgeschlossen schien. Infolge dieser Entwicklung hat die interne Kommunikation an strategischer Relevanz gewonnen, da sie die oben geschilderten Herausforderungen zu bewältigen hat: Reduzierung von Ängsten und Unsicherheiten, Sicherung von Transparenz und Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen unter erschwerten Bedingungen.
Veränderte Erwartungen an die interne Unternehmenskommunikation
Es zeigte sich in den im Rahmen der Studie untersuchten Großunternehmen, dass sich die Erwartungen der Mitarbeiter:innen an die interne Kommunikation verändert haben: Diese
- Die Mitarbeiter:innen hatten ein erhöhtes Informationsbedürfnis aufgrund der unsicheren und bedrohlichen Lage.
- Mitarbeitende waren unsicher und hatten Angst um die Zukunft der Organisation und damit um den eigenen Arbeitsplatz.
- Angestellte waren um ihre Gesundheit Arbeitsplatz besorgt.
Aufgrund dieses erhöhten Informationsbedürfnisses stieg die Nähe zum C-Level, mit der in der Pandemie reger Austausch stattfand. Zahlreiche Fragen seitens der Mitarbeitenden erreichten das Top-Management der Konzerne. Dieses versuchte auch, so gut wie möglich darauf zu reagieren. Die neue Nähe ist für beide Seiten ein Gewinn: Für die Führungsebene stellt der Austausch ein gutes Stimmungsbarometer da, für die Mitarbeiterebene ergibt sich die Möglichkeit, Informationen zu bekommen, eigene Ideen und Vorschläge einzubringen.
Digitalisierung bleibt
Die untersuchten Unternehmen schilderten allesamt einen Digitalisierungsschub in der internen Unternehmenskommunikation. Zoom- oder Teams-Konferenzen waren plötzlich an der Tagesordnung – und werden das wohl auch in Zukunft bleiben. Da Mitarbeitende, wo immer möglich, ins Homeoffice geschickt wurden, bauten alle Unternehmen die digitalen Kanäle aus und rüsteten ihre Infrastruktur auf. Dies führte zu einer generell stärkeren internen Vernetzung in den Unternehmen.
Eine zunehmend stärkere Rolle spielten während der Pandemie Video-Calls. Diese wurden nicht mehr nur zur Abstimmung und Organisation eingesetzt, sondern auch zum firmeninternen Storytelling, für virtuelle Kaffeepausen und für Online-Ansprachen seitens der Führungsetage. Sogar Weihnachtsfeiern wurden virtuell abgehalten. Dabei wurden jedoch auch die Grenzen der Technik offenbar: Emotionale Bindung, Vertrauen und Authentizität lässt sich virtuell nur bedingt herstellen. Gleichwohl waren die Video-Calls zumindest ein kleiner Ersatz für die physischen Treffen.
Fazit
Da nach der Corona-Pandemie längst nicht alle Mitarbeiter:innen wieder zurück in die Bürogebäude kehren – zumindest nicht im gleichen Umfang wie zuvor, bleiben auch die neuen Anforderungen an die interne Kommunikation in Teilen erhalten. Video-Calls und -Konferenzen sowie digitale Kommunikation im Allgemeinen sind an der Tagesordnung – zumal die digitale Infrastruktur ausgebaut wurde. Wünschenswert wäre, so formulieren es die Autorinnen der zitierten Studie, der Erhalt der Nähe zum C-Level, um den Gewinn durch den ebenenübergreifenden Austausch auch weiterhin zu gewährleisten. Zudem ist dies auch ein vertrauensbildender Faktor, der die Mitarbeiterbindung ans Unternehmen stärken kann.
Infolge der internen Unternehmenskommunikation hat sich zudem ein Trend verstärkt: Digital Nudging in der Mitarbeiterkommunikation. Was es damit konkret auf sich hat und wie Digital Nudging wirkt, erfahren Sie im nächsten Artikel von Oliver Foitzik.
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