HR Prozesse nehmen in Unternehmen viel Zeit mit Routineaufgaben in Anspruch. Gleichzeitig ist die HR Abteilung ein entscheidender Faktor für jedes Unternehmen: Schließlich steht und fällt der Erfolg mit kompetenten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Sie zu finden und zu binden gehört zu den zentralen Aufgaben von Personalabteilungen. Wie die Digitalisierung von HR dazu beitragen kann, die Abteilung effizienter zu machen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Warum HR digitalisieren?
Gerade im Bereich Human Resources fallen zahlreiche wiederkehrende Aufgaben an. Solche Routinetätigkeiten sind für die Digitalisierung gewissermaßen prädestiniert. Gleichzeitig sind viele HR-Prozesse zeitaufwändig und binden viel Personal. Durch Digitalisierung lassen sich hier schnell merkliche Effekte erzielen.
Zu diesen Aufgaben der Personalabteilungen gehören:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Arbeitszeitmanagement
- Personalakten
- Arbeitszeugnisse verfassen
Hier kann der Einsatz einer Software sehr gute Verbesserungen bei der Effektivität erzielen.
Aber auch andere Prozesse können digitalisiert werden. Zunächst würde man jedoch keinen Gedanken daran verschwenden. Dennoch zeigen sich durch eine Digitalisierung bei diesen HR-Aufgaben schnell positive Effekte:
- Bewerbermanagement
- Onboarding
- Personalakten
Hier lassen sich Standardisierungen vornehmen, die HR-Prozesse effizienter machen.
HR kann sich durch Digitalisierung auf Kernaufgaben konzentrieren
Standardisierungen machen die Arbeit in HR in vielen Bereichen einfacher und effizienter. Zahlreiche Unternehmen haben heute mit Personalmangel zu kämpfen. Besonders qualifizierte Fachkräfte fehlen an vielen Stellen.
Durch die Digitalisierung von Standardaufgaben und -prozessen werden Ressourcen in den Personalabteilungen frei. Diese lassen sich sinnvoll einsetzen in der Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern. Zum Beispiel:
- Erarbeitung kreativer Konzepte für die Gewinnung von Mitarbeitern
- Aufsetzen von Programmen zur Mitarbeiterbindung, zum Beispiel New Work oder BGM-Maßnahmen, Förderung der Work-Life-Balance etc.
- Kompetenzentwicklungsprogramme aufsetzen
Worauf müssen Sie bei der Digitalisierung von HR achten?
Bei der Digitalisierung von HR müssen Sie insbesondere auf zwei Aspekte besonders achten: Datensicherheit und Ihre HR-Mitarbeiter auf dem Prozess zu begleiten.
HR Daten dürfen nicht in falsche Hände geraten
In Personalabteilungen werden zahlreiche Daten verwaltet und bearbeitet. Über alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter liegen Informationen vor. Von Versicherungen über Geburtsdatum, Gehalt und Familienstand, Adresse und so weiter. Daher muss bei der Digitalisierung dieser Daten ganz besonderes Augenmerk auf die IT-Sicherheit gelegt werden.
Bei der Auswahl der Software sollten Unternehmen aus diesem Grund besonders auf DSGVO-Konformität, sowie eventuell Siegel externer Dienstleister achten. Der TÜV beispielsweise prüft die IT-Sicherheit von Software. Seine Stellungnahme bietet einen guten Anhaltspunkt für die Datensicherheit von HR Software.
In der Verantwortung des Unternehmens liegt zudem die Zugriffsberechtigung. Es gilt sicherzustellen, dass so wenig Mitarbeiter wie möglich die Daten abrufen und bearbeiten können. Wer Zugriff hat muss daher ständig geprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden.
Schrittweise Digitalisierung von HR
In diesem Artikel geht es vornehmlich um Software und Digitalisierung. Aber jede Software und jeder Computer muss von Menschen bedient werden! Um die Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung effizient voranzutreiben, dürfen Sie die Menschen dahinter nicht aus den Augen verlieren.
Gehen Sie bei der Digitalisierung Schritt für Schritt vor. Prüfen Sie zunächst, wo der Einsatz digitaler Tools die größten Effekte erzielen kann. Wo ist die Umstellung von digital auf analog am leichtesten? An diesen beiden Kriterien können Sie festmachen, wo Sie mit der Digitalisierung von HR beginnen.
Begleiten Sie Ihre Personaler zudem auf diesem Weg. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Einsatz der Software. Sorgen Sie für ein Mindset, das Neuerungen begrüßt und seien Sie offen für Kritik und Nachfragen. Bauen Sie im Team die notwendigen Kompetenzen auf und ermöglichen Sie Weiterbildungen und Schulungen. Nur wenn die Menschen mitmachen, kann die Digitalisierung gelingen!
Digitalisierung von HR hat viel Potenzial
Standardaufgaben und Routinetätigkeiten in der HR Abteilung kann Zeit und weitere Ressourcen freisetzen. So kann HR sich auf die Kernaufgaben der Mitarbeiterrekrutierung, Mitarbeiterentwicklung und Mitarbeiterbindung fokussieren. Die HR-Arbeit wird dadurch effizienter und trägt stärker zum Erfolg des Unternehmens bei.
Welche HR Prozesse sich noch digitalisieren lassen und welche positiven Effekte sich dadurch noch erzielen lassen, erfahren Sie in den nächsten Artikeln – hier auf dem TCI-Blog.
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