Digitales Onboarding – das klingt zuerst nach einem Ding der Unmöglichkeit. Schließlich lebt das Onboarding vom persönlichen Kontakt. Oder? Spätestens seit der Corona-Pandemie findet Onboarding nicht immer vor Ort statt. Zudem ist der Onboarding Prozess in klare Stationen gegliedert, die sich standardisieren lassen. Wie digitales Onboarding funktioniert und warum es immer wichtiger wird, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Warum ist Onboarding so wichtig?
Ein gelungener Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass
- Neue Mitarbeiter schneller ihre volle Leistung erbringen
- Sich schneller mit dem Unternehmen identifizieren
- Die Loyalität steigt
- Die Motivation neuer Mitarbeiterinnen höher ist
- Neue Mitarbeiter das Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen
- Die Kündigungszahlen während der Probezeit geringer ausfallen
Gutes Onboarding zahlt sich für die Unternehmen also aus. Der Grund: Neue Mitarbeiter fühlen sich zum einen Willkommen geheißen. Zum anderen werden sie bei der Wahrnehmung ihrer neuen Aufgaben unterstützt.
3 Phasen im Onboarding
Das Onboarding beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet mit der Probezeit. Dabei werden neue Mitarbeiter fachlich, sozial und wertebezogen ins Unternehmen integriert. Das Onboarding gliedert sich in drei Phasen:
Die 1. Phase beginnt mit der Zusage des Bewerbers zum Angebot des Arbeitgebers, also noch vor dem ersten Arbeitstag. Während dieser Zeit sollte das Unternehmen bereits Kontakt zum neuen Kollegen halten, notwendige Informationen sammeln und bereitstellen, erste Kontakte zu Kollegen ermöglichen und den Arbeitsplatz so vorbereiten, dass er direkt funktionsfähig ist.
Die 2. Phase ist die Orientierungsphase. Sie beginnt am ersten Arbeitstag. Während dieser Phase wird der neue Mitarbeiter in seine Aufgaben eingewiesen, lernt die Unternehmenskultur kennen und knüpft Kontakte mit anderen Mitarbeitern.
In der 3. Phase integriert sich der neue Mitarbeiter ins Unternehmen. Durch regelmäßige Feedback-Gespräche und Teambuilding-Maßnahmen werden die Loyalität und die Bindung ans Unternehmen gestärkt.
Ziele beim Onboarding Prozess
Oberstes Ziel beim Onboarding ist, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Unternehmen zu integrieren. Sie sollen ihre neuen Aufgaben wahrnehmen, Unternehmenskultur und Unternehmensprozesse kennenlernen sowie Kontakte zu Kolleginnen und Kollegen aufbauen.
Doch wie lassen sich Kontakte in einem digitalen Onboarding-Prozess aufbauen?
Die Corona Pandemie hat gezeigt, dass es möglich ist, auch virtuell beziehungsweise remote Onboarding Prozesse durchzuführen. Seither hat sich die Arbeitskultur in vielen Unternehmen nachhaltig verändert. Präsentismus gehört vielerorts der Vergangenheit an und zahlreiche Arbeitnehmerinnen sind im Home Office verblieben. Digitales Onboarding wird daher immer häufiger.
Digitales Onboarding: Mitarbeiter remote willkommen heißen
Beim digitalen Onboarding kommt es vor allem darauf an, dass Sie von Tag eins an mit Ihrer neuen Mitarbeiterin in Kontakt treten können. Dafür bedarf es entsprechender Vorbereitung. Diese ist auch beim „klassischen“ Onboarding wichtig, umfasst beim digitalen Onboarding aber noch mehr technische Vorbereitung. Videokonferenz- und Messenger-Tools, sowie Tools für Aufgabenplanung müssen sofort funktionieren. Nur dann können Sie digital den Kontakt zu Vorgesetzten und Kollegen ermöglichen.
Natürlich ist die Voraussetzung für die Nutzung dieser Tools ein Laptop oder Desktop-PC. Diesen müssen Sie ebenfalls vor dem ersten Arbeitstag zur Verfügung stellen. Notwendige Programme sind
- Mail Client
- VPN-Zugang, um auf Firmenlaufwerke zugreifen zu können
- Mitarbeiterspezifische Programme (zum Beispiel Bildbearbeitungssoftware, Zeichenprogramme und Ähnliches)
Aber Technik ist nicht alles. Auch beim digitalen Onboarding sollten Sie dafür sorgen, dass neue Mitarbeiter sich willkommen fühlen. Ein Willkommenspaket und ein Video-Call zur Begrüßung läuten die neue Tätigkeit ein.
Digitales Onboarding: Tools und Mitarbeiterportal nutzen
Digitales Onboarding muss jedoch nicht notwendigerweise remote erfolgen. Auch Mitarbeiter, die im Unternehmen vor Ort sind, können durch digitales Onboarding in der Einarbeitungsphase unterstützt werden. Das Onboarding kann dadurch effizienter werden. Dazu gibt es verschiedene Softwarelösungen.
Informationen über Onboarding Portal abrufen
Digitale Onboarding-Lösungen führen neue Mitarbeiterinnen durch die verschiedenen Stufen der Einarbeitung. Eine persönliche Roadmap zeigt übersichtlich Stationen und Zeitplan der individuellen Einarbeitung. Zudem können sie über ein solches Portal notwendige Informationen abrufen.
Neben einer spezialisierten digitalen Onboarding-Lösung helfen auch andere digitale Tools bei der Einarbeitung. Unternehmens-Wikis beispielsweise dokumentieren die wichtigsten Informationen von Dresscode über Zeiterfassung bis zur Spesenabrechnung.
Soziale Integration durch Kommunikationsplattformen und soziale Netzwerke
Ein wichtiger Faktor beim Onboarding ist die Kontaktaufnahme. Das ist zum einen für die Mitarbeiterbindung und die Identifikation mit dem Unternehmen wichtig. Zum anderen finden neue Mitarbeiter so auch Ansprechpartner, an die sie sich mit Fragen wenden können. Dadurch lernen neue Mitarbeitende die Firmenkultur kennen und integrieren sich ins Unternehmen.
Für digitales Onboarding eignen sich hier Social Networking Tools, Plattformen wie LinkedIn oder Xing sowie Messenger wie WhatsApp. Interne Kommunikationsplattformen können diese Funktion ebenso übernehmen. Dadurch ist schnelle Vernetzung und Wissenstransfer möglich.
Einbindung von E-Learning-Programmen
Mit einer neuen Stelle ist meist auch neues Wissen erforderlich. Um die Kompetenzen neuer Mitarbeiter schnell zu entwickeln, können beim digitalen Onboarding E-Learning-Programme, Erklärvideos oder weiterführende Inhalte in entsprechende Programme eingebunden werden. Führungskräfte der Fachabteilungen sorgen dafür, dass die entsprechenden Inhalte in die Plattformen eingebunden werden und räumen neuen Mitarbeitern Zeit ein, um sich für die neuen Aufgaben zu qualifizieren.
Digitales Onboarding: Ergänzung oder Ersatz für klassische Einarbeitung
Zusammenfassend kann man sagen, dass digitales Onboarding sowohl ergänzend in der Einarbeitungsphase eingesetzt werden kann als auch ausschließlich. Mit der Zunahme an Remote-Arbeitsplätzen wird digitales Onboarding immer wichtiger. Setzt man jedoch ausschließlich auf digitale Wege, sollten Vorgesetzte und Unternehmen darauf achten, dass die Kommunikation dennoch nicht zu kurz kommt. Denn sie ist essenziell für die Loyalität und Bindung neuer Mitarbeiter an das Unternehmen und sorgt für eine schnelle und gute Integration in den neuen Arbeitsplatz.
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